Manual de Microsoft Acces 2007 parte 2

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiar y pegar esos datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, se recomienda separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este Access.
Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:

1. Guarde la tabla.
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos.
3. Guarde la tabla de nuevo.

 Nota   Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.
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Importar datos de otro origen

Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos casos, Access permite importar con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orígenes. El proceso varía ligeramente en función del origen, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:

1. En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Más.

 Nota   Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado) e importar los datos a Access.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
3. Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o creando una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.
4. Haga clic en Aceptar.

Access inicia el Asistente para importación.

5. Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido.
6. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar.

• Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y escriba los detalles.

Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y, después, haga clic en Ejecutar.

• Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de exploración.
Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos de la sección Vea también en este artículo.
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Abrir una base de datos existente de Access

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee.
3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos.
4. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
• Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella.
• Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario, de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo tiempo en la base de datos, haga clic en Abrir.
• Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.
• Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.
• Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir la base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir  

1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC.
2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.
3. Especifique los criterios de búsqueda y, a continuación, presione ENTRAR para buscar la base de datos.
4. Si encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.
5. Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo Abrir, deberá hacer clic en Cancelar en ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos.

 Nota   Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo (como, por ejemplo, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa

Si está familiarizado con otros programas de bases de datos u hojas de cálculo, probablemente ya sepa cómo funcionan estas aplicaciones y para qué se usan las bases de datos. Access se diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de bases de datos porque permite crear bases de datos relacionales. Access también ofrece numerosas opciones para trabajar con otros programas de bases de datos, como SQL Server.

En esta sección

• Importar una hoja de cálculo de Excel a Access
• Trabajar con datos de otros programas

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.
La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener más información sobre la organización de datos en las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a llevar a cabo este proceso. Tras importar los datos a una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos que no están duplicados en ninguna de las demás tablas. El asistente crea asimismo las relaciones necesarias entre las tablas. Para obtener más información sobre las relaciones, vea la sección Relaciones en una base de datos, más adelante en este artículo.

Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos de Office Access 2007

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Crear.
3. Cierre Tabla1.

Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseño de Tabla1, haga clic en No.

4. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

5. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar.
6. Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo.
7. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
8. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, asegúrese de que está seleccionada la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
9. Haga clic en Aceptar.

Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que hace algunas preguntas sobre los datos.

10. Siga las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrás para moverse entre las páginas. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

 Nota   Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Sí y escriba los detalles. De este modo, podrá reproducir fácilmente la operación haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, la muestra bajo Todas las tablas en el panel de exploración.

Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Tras importar los datos a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas con el fin de identificar rápidamente los datos extensibles. El asistente proporciona una manera sencilla de organizar los datos duplicados en tablas independientes, de modo que se pueden guardar de la manera más eficaz posible. Access conserva la tabla original como copia de seguridad y, a continuación, crea tablas nuevas que se pueden usar como base para la aplicación de bases de datos.

1. Abra la base de datos Access que contiene la tabla que desee analizar.
2. En el grupo Analizar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Analizar tabla.

Se inicia el Asistente para analizar tablas.

En caso de que el concepto de normalización sea nuevo para usted, el asistente incluye dos páginas de introducción que contienen un tutorial breve con botones en los que se puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve esas páginas sino la casilla de verificación ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, actívela y, después, haga dos veces clic en Atrás para ver la introducción. Si no desea ver de nuevo esas páginas tras leer la introducción, desactive la casilla de verificación.

3. En la página que comienza con la frase ¿Qué tabla contiene campos con valores repetidos en muchos registros?, seleccione la tabla que desee analizar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
4. Puede dejar que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, o bien, puede decidirlo usted mismo. Si sigue las instrucciones del asistente, podrá cambiar el diseño de la tabla en la siguiente página del asistente.

 Nota   Si deja que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, puede que sus decisiones no siempre sean las más apropiadas para los datos, sobre todo si se trata de una cantidad reducida de datos. Se recomienda comprobar cuidadosamente los resultados del asistente. En cambio, puede que el asistente sugiera una organización más eficaz, por lo que es una buena idea probar al menos una vez las decisiones del asistente. Si no le gustan las sugerencias, siempre puede reorganizar manualmente los campos y hacer clic en Atrás para organizar usted mismo todos los campos.

5. Haga clic en Siguiente. En esta página debe especificar qué tablas contienen qué campos. Si dejó que el asistente tomara las decisiones, debería ver varias tablas conectadas mediante líneas de relación. En caso contrario, Access crea una sola tabla con todos los campos. En ambos casos, se pueden realizar cambios en esta página.
• Puede arrastrar campos de una tabla hasta un área en blanco de la página para crear una nueva tabla que contenga esos campos. Access pedirá un nombre de tabla.
• Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se van a almacenar más eficazmente en esa otra tabla.
• A la mayoría de las tablas se les asigna un campo Id. o Id. único generado. Para obtener más información sobre los campos Id., haga clic en Sugerencias en la esquina superior derecha del asistente.
• Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer.
• Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de título, escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Tras organizar los campos a su manera, haga clic en Siguiente.
7. Si el asistente encuentra registros con valores muy similares, los identificará como posibles errores tipográficos y presentará una pantalla en la que se puede confirmar lo que se va a hacer con ellos. Desplácese por la lista para buscar los que tengan valores en la columna Corrección y, a continuación, haga clic en el elemento apropiado de la lista desplegable. Seleccione Dejar tal y como está para que el asistente no cambie el valor. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
8. El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, se recomienda crear esa consulta. Si elige Sí, crear la consulta, el asistente cambia el nombre de la tabla original anexando "_ANTERIOR" al nombre de la tabla. A continuación, asigna un nombre a la nueva consulta usando el nombre de la tabla original. Los formularios e informes basados en la tabla usan ahora la consulta para sus datos y siguen funcionando como antes.
9. Haga clic en Finalizar.

El asistente crea las nuevas tablas según lo especificado y, a continuación, las abre. Ciérrelas cuando termine de comprobar los resultados.

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Trabajar con datos de otros programas

Office Access 2007 incluye características que permiten trabajar con datos almacenados en otros programas.

• Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de archivo    Puede usar Access para abrir un archivo con otro formato como un archivo de texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo.
1. Inicie Access.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la lista desplegable Tipo de archivo. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*).
4. Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo.
5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

• Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access    Puede importar datos de otros orígenes y programas a tablas de Access de modo que los datos se encuentren en el archivo de Access, o bien, puede vincular a los datos desde Access de modo que los datos permanecen en el archivo original (fuera del archivo de Access).

Importar o vincular datos

1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en el formato en el que estén almacenados los datos.

Puede importar o vincular datos de los formatos siguientes:

• Microsoft Office Access
• Microsoft Office Excel
• Microsoft Windows SharePoint Services
• Archivos de texto
• Archivos XML
• Bases de datos ODBC
• Documentos HTML
• Microsoft Office Outlook
• dBase
• Paradox
• Lotus 1-2-3

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos.

2. Siga las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo.

Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, es preciso especificar la ubicación de los datos y elegir cómo se desea almacenar los datos en la base de datos.

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Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

Si la base de datos o el proyecto de Access se creó en Access 2000 o posterior, se puede usar la base de datos o el proyecto en la versión de Access en la que se creó o en cualquier versión posterior, incluso si el archivo tiene la seguridad habilitada. Por ejemplo, los archivos de Access 2000 se pueden usar en las versiones desde Access 2000 hasta Office Access 2007 y los archivos de Access 2002-2003 se pueden usar en las versiones desde Access 2002-2003 hasta Office Access 2007.
Puede haber situaciones en las que desee conservar los datos en una versión anterior de Access, pero puede que haya usuarios con una versión posterior de Access que quieran establecer vínculos a dichos datos y, además, beneficiarse de algunas de las funciones de la versión posterior. La solución pasa por crear una nueva base de datos "cliente" en la versión posterior (que incluya formularios, informes, consultas y macros, pero no tablas) y vincularla a las tablas del archivo de la versión anterior. Siga uno de los siguientes procedimientos, en función de si la base de datos está incluida en un archivo o si está dividida en una aplicación de cliente/servidor.

• Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de Access
• Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access

Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de Access

Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access están incluidos en un archivo .mdb y desea usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una base de datos cliente en una versión posterior y vincularla al archivo original. Los usuarios con la versión anterior de Access podrán seguir usando la base de datos original. Los usuarios que tengan una versión posterior pueden usar la nueva base de datos cliente para vincular los mismos datos.

1. Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia con el formato especificado.
• Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto.
• Inicie Access 2007.
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

• Vaya a la ubicación del archivo que desee convertir y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo.

 Nota   Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.

• Si se abre un formulario cuando inicie la base de datos, ciérrelo.
• Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo.

• En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos.

 Nota   A menos que vaya a guardar la nueva base de datos en otra ubicación, su nombre debe ser diferente del nombre de la base de datos original. En cualquiera de los casos, suele ser mejor usar un nombre distinto ya que permite diferenciar la base de datos de cliente de la base de datos de servidor. No obstante, si convierte al formato de Access 2007, la extensión del nombre de archivo cambia de .mdb a .accdb, por lo que puede usar el mismo nombre de archivo.

• Haga clic en Guardar.

2. Divida la base de datos convertida en una aplicación cliente/servidor siguiendo este procedimiento:
• En el grupo Mover datos de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Base de datos de Access.

• En el cuadro de diálogo Divisor de base de datos, haga clic en Dividir base de datos.
• Escriba un nombre para la base de datos servidor y, después, haga clic en Dividir.

3. Elimine la base de datos de servidor creada por la herramienta Divisor de base de datos. Tenga cuidado de no eliminar la base de datos original.
4. Vincule la nueva base de datos cliente a las tablas de la base de datos original: En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Administrador de tablas vinculadas.

5. Haga clic en Seleccionar todo y, a continuación, active la casilla de verificación Preguntar siempre por la nueva ubicación.
6. Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versión anterior y, a continuación, haga doble clic en ella.

Si el proceso se ha realizado correctamente, Access mostrará un mensaje en el que se indica que se han actualizado correctamente todas las tablas vinculadas seleccionadas.

Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas características para los usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007. Los usuarios con versiones anteriores pueden seguir usando la base de datos de la versión anterior.

Si lo desea, también puede convertir la nueva base de datos cliente en otra versión. Por ejemplo, si la base de datos original estaba en formato Access 2000, puede crear una base de datos cliente Access 2002-2003 para los usuarios que tengan esta versión y un base de datos cliente Access 2007 para los usuarios que tengan esta versión. Ambas versiones cliente se vincularán a los datos del archivo de Access 2000.

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Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access

Si la base de datos Access ya es una aplicación cliente/servidor, sólo tiene que convertir el cliente al formato de archivo de Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. No es preciso realizar cambios en la base de datos de servidor.
El siguiente procedimiento muestra cómo se usa el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos cliente a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia en el formato especificado.

1. Cierre la base de datos cliente. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto.
2. Inicie Access 2007.
3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

4. Vaya a la ubicación de la base de datos de cliente y, a continuación, haga doble clic en ella para abrirla.

 Nota   Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.

5. Si aparece un formulario cuando abra la base de datos, ciérrelo.
6. Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo.

7. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos.
8. Haga clic en Guardar.

Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas características para los usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007.